Information System??

 Untuk pertama kalinya di semester 2 ini aku mulai merasakan rasanya benar-benar menjadi seoarang mahasiswa, tugas tiap minggu bahkan tiap hari,belum lagi praktikum yang sudah menunggu di depan sana.i feel  it’s a real of life in university.

Ada satu matakuliah yang menurut saya cukup relevan dengan jurusan yang saya ambil, yaitu matakuliah Pengantar Sistem Informasi atau sering di singkat PSI.Matakuliah yang menurut saya cukup meyenangkan, kenapa? Karena di matakuliah ini membahas mengenai hal-hal seputar system informasi yang berkaitan dengan kehidupan saat ini.Oke saya akan bahas satu persatu materi yang sudah saya dapatkan di matakuliah ini.

1.       Pengertian dan peran Sistem Informasi di Organisasi

Sistem Informasi merupakan  sebuah media dalam kehidupan sehari-hari kita dalam berbicara, bermusik, dan berkomunikasi.Jika dalam  sebuah prinsipnya Sistem Informasi adalah sebuah pengaturan dari beberapa rangkaian komponen yang mana system informasi tersebut akan mengkoleksi, memanipulasi, dan menyebarkan data-data informasi yang telah diperoleh dan menerima sebuah feedback dari  proses yang telah di lakukan tadi dan menghasilakan sebuah informasi baru.Seperti halnya pada gambar di bawah ini.
Pada saat itu Dosen saya ibu Vivin membagi beberapa kelompok di kelas saya yang mana nanti akan menjelaskan beberapa macam karakteristik nilai dari sebuah informasi.Ada 12 karakteristik dari nilai informasi yaitu :

·         Accessible =  yang mana sebuah informasi yang baik itu seharusnya mudah untuk di   akses atau di gunakan oleh si penerima informasi dan digunakan pada waktu yang tepat sesuai dengan kebutuhannya.

·         Accurate = Sebuah informasi yang akurat adalah informasi yang terbebas dari yang namanya kesalahan, jadi informasi tersebut bias dikatan sebagai informasi yang tepat atau pasti kebenarannya.

·         Complete = Sebuah informasi dikatakan complete jika dalam informasi tersebut sudah benar-benar memiliki keseluruhan data yang akurat

·         Economical = Informasi yang memiliki sebuah hasil yang sama dengan usaha yang telah di capai  untuk mendapat data informasi tersebut.

·         Flexible = Informasi yang memiliki beberapa tujuan yang bisa digunakan oleh berbagai pihak.

·         Relevant = Informasi yang memiliki keterkaitan antara informasi yang satu dengan yang lain.

·         Reliable = Sebuah informasi yang telah sesuai dengan kenyataan dan  fakta yang ada dengan berdasarkan pada sumber-sumber yang terpercaya.

·          Secure = Informasi yang bernilai pasti akan memiliki tingkat keamanan tinggi agar terhindar dari penerima informasi yang tidak jelas.

·         Simple = Sebuah informasi yang sederhana dan mudah untuk dipahami secara luas oleh si penerima informasi.

·         Timely = Suatu informasi yang diutuhkan pad waktu itu dan bisa digunakan yang mana informasi tersebut memiliki acuan pada informasi sebelumnya untuk digunakan sebagai kebutuhan.

·         Verifiable = Suatu informasi yang telah dipastikan kebenarannya dan telah mendapat suatu data sumber yang terpecaya.

·         Knowledge = Suatu informasi harus memiliki pendukung yang spesifik bagi data-data yang ada.

Jadi, sebuah informasi bisa memiliki nilai dan prioritas yang cukup tingga jika di dalam karakter informasi tersebut memiliki 12 unsur karakter di atas sehingga dengan adanya 12 nilai tersebut  seseorang yang memilikinya bisa mengambil sebuah keputusan.

Sistem, adalah suatu pengaturan dalam sebuah elemen yang saling berinteraksi yang akan mencapai sebuah tujuan yang mana ada 4 komponen dari sebuah konsep dari system yaitu input, proses, output, dan feedback.Pada waktu itu ibu Vivin menganalogikan sebuah konsep system dengan sebuah gambar seperti di bawah ini.

Gambar di atas memperlihatkan  sebuah proses mencuci mobil yang mana dari gambar tersebut beliau menjelaskan bahwa inputan tersebut diibaratkan dengan sebuah mobil yang kotor, dilanjutkan dengan mencucinya yang mana mencuci mobil ini di ibaratkan dengan proses yang mendapatkan sebuah inputan(mobil) yang harus dibersihkan dengan bersih sesuai dengan apa yang di inginkan oleh si pemilik mobil oleh karena itu akan ada sebuah feedback jika pada saat proses pencucian atau akhir dari proses tidak sesuai dengan yang dibutuhkan semisal, sabun yang di pakai jangan terlalu banyak dan lain-lain.Ataupun pada outpunya yang dihasilkan tidak memuaskan maka akan ada feedback lagi.

Di setiap organisasi pasti membutuhkan yang namanya Sistem Informasi karena sebuah organisasi berdiri pada sebuah system yang membutuhkan sebuah inputan, proses dan output yang diharapkan.Pada pembahasan ini dosen saya ibu Vivin menugaskan setiap kelompok untuk melakuka sebuah survey ke sebuah  rumah produksi yang nantinya setiap kelompok harus menganalisis rumah produksi tersebut apakah sudah menggunakan system informasi atau belum, pada waktu itu saya melakukan sebuah survey ke sebuah rumah produksi yang pemiliknya adalah mahasiswa ITS sendiri yaitu Krawu Burger, bisnis yang didirikan dari sebuah kompetisi bisnis plan yang akhirnya menang dan merealisasikannya hingga pada saat ini sudah mulai dikenal oleh masyarakat sekitar.Pada home industry tersebut sudah menerapkan yang namanya Sistem Informasi baik itu pada proses keuangan, produksi ataupun pemesanan produk.Sistem Informasi dalam sebuah organisasi memiliki peran penting dalam semua rangkaian aktivitas baik itu yang ada hubunganya dengan penyimpanan bahan produksi,marketing, costumer dan lain-lain.Dalam Rangkain aktivitas tersebut ada yang namanya Upstream atau barang yang belum di olah dan Downstream,barang jadi yang siap untuk di pasarkan.Seperti contohnya sebuah tukang jahit yang dalam aktivitas membuat sebuah baju membutuhkan sebuah bahan-bahan dasar yaitu upstream dari si tukang jahit, dan downstreamnya adalah sebuah baju yang siap untuk di jual ke pasar.

Sistem Informasi juga memiliki peran dalam sebuah strategi manajemen dalam sebuah organisasi yang mana dalam sebuah strategi manajemen akan membutuhkan sebuah informasi yang akan digunakan dalam memebentuk sebuah rencana kedepannya dari sebuah organisasi.Ada 4 struktur model dalam sebuah organisasi.bisa dilihat seperti gambar di bawah ini.


Pada gambar struktur organisasi tersebut telah terlihat bahwa pada titik puncak adalah sebuah Strategi management yang melakukan sebuah rancangan-rancangan mengenai planning apa yang saja yang harus ada di sebuah organisasi beberapa waktu kedapan, dan pada tahap keduanya yaitu tahap Tactical Manajemen yang mana pada tahap ini  lebih di spesifikkan pada bagaimana sebuah planning yang sudah di buat bisa tercapai sedikit demi sedikit dengan kata lain tactical ini bisa disebut sebagai Misi dan strategi manajemen sebagai Visi.Pada tahap ketiga yaitu operational manajement, tahap ini hanya sebagai pelakasana atau yang menjalankan planning-planning yang telah di buat oleh Tactical Manajemen, dan yang terakhir adalah Non Manajemen, pada bagian non manajement ini lebih kepadabagian karywan atau buruh kerja yang pada gambar di pisahkan dari segitiga karena non manajement tidak bisa memiliki akses kordinasi ang lebih ke pada pihak operational, tactical, dan strategi.Semakin Tinggi kedudukan yang di peroleh dalam sebuah organisasi, semakin tinggi pula wewenang yang dimiliki dalam mengambil sebuah keputusan.

Dalam sebuah organisasi ada yang namanya Reengineering yaitu suatu system perombakan secara keseluruhan baik itu Visi dan Misi dari sebuah organisasi sehingga harus perlu dilakukannya rekontruksi ulang dalam struktur organisasinya agar adanya sebuah perubahan dalam perkembangan di dalam organisasi tersebut baik itu peningkatan profit, peningkatan costumer yang loyal, berkurangnya jumlah costumer yang tidak puas terhadap produk dan mengurangi kesempatan untuk di serang oleh competitor.Hal itu di sebabkan oleh beberapa factor yang kurang mendukung perkembangan proses didalam organisasi tersebut.Di kebalikan dari Reengineering adalah Continuous Improvement, yaitu sebuah proses yang dilakukan secara berkelanjutan untuk mengembangkan proses bisnisnya tanpa merubah keseluruhan dari struktur organisasi.